Személyek összevonása

Előzmény és előfordulás

A HR rendszer a személyek közötti kapcsolatokat, jogi kapcsolatokat a HR kapcsolatokon keresztül jeleníti meg - legyen az egy munkaviszony, megbízási jogviszony, hozzátartozó (eltartott, feleség stb.), baleseti kapcsolattartó. A hozzátartozó és a baleseti kapcsolattartó is különálló személy a HR rendszerben.

Az olyan ügyfelek esetében, ahol a személyeket a NEXONhrm rendszerben veszik fel, majd integrációval kerülnek át a NEXON4-be, amennyiben nincsen kitöltve a felvételkor példának okáért az eltartott Adóazonosító jele vagy TAJ száma, akkor a rendszer nem tudja eldönteni, hogy az adott személy, aki átkerül a HR rendszerbe, üzletileg megegyezik-e vagy sem egy már létező személlyel. Az utólagos adatkitöltés esetén már két külön személyről beszélünk. Ez mindaddig nem okoz problémát, amíg az integráció iránya nem fordított, tehát nem NEXON4-ben kerülnek felvételre ezek a személyek.

Egy adóazonosító jel vagy TAJ szám (és a többi személyhez köthető azonosító) csak egyszer létezhet a személyeknél. Ha két külön személynél kívánja a felhasználó beírni ugyanazt az értéket,

• mivel a hozzátartozó is maga a cégnél dolgozik,
• vagy a hozzátartozónak mind a két szülője a cégnél dolgozik,
• vagy egy kölcsönzött munkavállaló, aki szintén vagy dolgozott vagy hozzátartozója valakinek,

akkor ebben az esetben ezt nem tudja megtenni, mert külön személyként kerültek át a HR rendszerbe.

Ez a funkció erre a problémára szolgál megoldást.

Személyek összevonása

Feltételek és használat

A művelet végrehajtása feltételhez kötött.

• Annak a személynek, akinek beírásra kerül az adóazonosító jel vagy TAJ szám az alábbi HR kapcsolat típusokkal rendelkezhet, hogy másik személlyel összevonható lehessen:
  • Hozzátartozó
  • Baleseti kapcsolattartó
  • Nem integrált HR kapcsolat

• Külön jogosultsági beállítás nem tartozik a funkcióhoz. Az ügyintéző saját hatáskörében képes a feladatot ellátni.

Ügyviteli folyamata

Az eset a rendszer mindennapos működése esetén is előállhat, ahol az ügyintéző elfelejti kiválasztani, hogy az újonnan felveendő hozzátartozó egy már létező hozzátartozóval/dolgozóval egyezik meg.

Amikor erre rájön és tudatosul arról, hogy kik az érintett személyek, akkor a következő lépéseket kell megtennie:

• Az ügyintéző belép a hozzátartozóba/baleseti kapcsolattartóba a személytörzsön keresztül.

• A Személy azonosítók adatkört megnyitja szerkesztésre, ahol megnyílik a szerkesztési dialógus ablak.

• Beírja a szükséges azonosítókat. Ha van a rendszerben egy ugyanilyen azonosítóval rendelkező személy, akkor egy fej ikon jelenik meg a szerkesztő dialógus ablak jobb oldalán. A rendszer ezzel jelzi, hogy létezik már a személy. Ha már eleve benne volt az adóazonosító jel vagy egyéb olyan azonosításra alkalmas adat a személyben, akkor a szerkesztő dialógus ablakon belül előre megjelenik magától a fej ikon.

• Rákattint a kis ikonra. Ekkor egy újabb ablak jelenik meg azon személyek listájával, akik megegyeznek a beírt adatokkal. A ceruza gombra csak akkor tud rákattintani a felhasználó, ha a személy, akiből indította a személy összevonás funkció folyamatát nem rendelkezik integrált HR kapcsolattal.

Fontos megjegyezni, hogy az integrált NEXONhrm - NEXON4 rendszer között az integrációs beállításokban lévő "Integrált HR kapcsolat típusok" integrálódnak közvetlenül. A baleseti kapcsolattartók és hozzátartozók (NEXONbérben eltartott) a személyhez vannak kötve. Ennek beállítása a rendszer használatba vételekor a NEXON tanácsadójával egyeztetve történik. 

• A ceruza gombra kattintva egy újabb ablak jelenik meg. Ekkor a felhasználó látja, hogy az a személy, akiből kiindult, törlésre van kijelölve, és a nála levő HR kapcsolatokat át fogja kötni a képernyőn látható jobb oldalon levő másik személyhez. Ez hasonló funkció, mint a dolgozói önkiszolgáló felületen leadott és elfogadásra kerülő adatváltozási igények képernyő. Narancssárga színű betűkkel mutatja a rendszer, hogy milyen HR kapcsolatokat érint a módosítás, milyen HR kapcsolatokkal fog bővülni a jobb oldalon levő személy.

• A Rendben gombra való kattintással a folyamatot nem tudja visszafordítani. A törlésre kijelölt személy a rendszer számára törlésre kerül, a nála levő HR kapcsolatok a másik személyhez átkerülnek. A felhasználót átnavigálja a folyamat végén a HR kapcsolattal bővült személybe, hogy ellenőrizni tudja a művelet végrehajtását.