Munkaidő-beosztás kihirdetése
A funkció a dolgozók munkaidő-beosztásának kihirdetésére szolgál.
A munkaidő-beosztások tervezése közben a mentéssel csak a terv kerül rögzítésre (nem kerül át a dolgozók beosztásába, és nem látszik a jelenléti íven sem). A tervezést és ellenőrzését követően a munkaidő-beosztásokat ezzel a funkcióval ki kell hirdetni. A kihirdetést követően a dolgozók már az új munkaidő-beosztást látják, és a jelenléti ív is ennek megfelelően fog számolni.
Kihirdetés paraméterezése
Kihirdetés módja
- Teljes kihirdetés: A kijelölt időszak minden napja kihirdetésre kerül függetlenül attól, hogy az korábban már ki volt-e hirdetve. Az időszak munkaidő-beosztásainak első kihirdetésekor a teljes kihirdetést kell alkalmazni.
- Csak változások kihirdetése: Ha egy időszakon belül a korábban kihirdetetthez képest változtak bizonyos beosztások, akkor lehetőség van csak a változásokkal érintett dolgozóknak, a változott napok kihirdetésére.
Folyamat lépések
- Kihirdetés rögzítése: A kihirdetés megtörténik, a beosztások megváltoznak.
- Csak lista: A kihirdetés valójában nem történik meg, csak a kísérő riport készül el. A riporton megtekinthető, hogy milyen lenne a beosztás, ha a kihirdetés megtörténne.
- E-mail küldés: Amennyiben a tényleges kihirdetés került indításra (kihirdetés rögzítése), akkor a dolgozók e-mail értesítést is kapnak az új munkaidő-beosztásról.
Csak lista beállítás esetén az e-mail küldés nem lehetséges.
Az e-mail küldéshez előzetes paraméterezés szükséges, és a dolgozók hivatali e-mail címét is ki kell tölteni.
A dolgozókat a kereső segítségével szűrheti.
Egyszerre maximum 31 napos időszak kihirdetése lehetséges.
Beosztás kihirdetése
A kihirdetés az alábbi folyamatlépéseket hajtja végre:
- Törvényi ellenőrzés: ellenőrzi, hogy a kihirdetni kívánt adatok megfelelnek-e a beállított ellenőrzéseknek. Amennyiben van hiba, akkor csak speciális jogosultsággal lehet azt kihirdetni.
- Kihirdetés előtti adat ellenőrzés: ellenőrzi, hogy a mentett egyedi beosztások még kihirdethetők-e. Pl. nem változott meg a dolgozó munkarendje.
- Terv beosztások átmásolása a kihirdetett (jóváhagyott) beosztások közé. (Csak tényleges kihirdetés esetén)
- Az érintett napok jelenléti ívének újraszámolása. (Csak tényleges kihirdetés esetén)
- Kísérő riport készítése.
- E-mail értesítések kiküldése. (Csak tényleges kihirdetés esetén)
A kihirdetett munkaidő-beosztásoknak megfelelően a jelenléti ív adatai újraszámolódnak. Az esetleges korábbi jóváhagyások törlődnek.
A kihirdetés hosszú folyamat. Lehetséges, hogy több percet, nagy létszám esetén akár több tíz percet is igényel. A kihirdetés állapota a háttér folyamatoknál (a riportokhoz hasonlóan) ellenőrizhető. Ha zöldre vált a jelzése, a kihirdetés befejeződött.