Dokumentum import

Ezen a képernyőn a felhasználó szerződés és munkaköri leírás jellegű pdf dokumentumokat importálhat egyedileg vagy tömegesen.

A funkció az alábbi típusú dokumentumok importálására szolgál:

HR kapcsolathoz köthető, munkavégzésre irányuló szerződés dokumentum aláírt, szkennelt verziója pdf formátumban mentve,
HR kapcsolathoz köthető munkaköri leírás aláírt, szkennelt verziója pdf formátumban mentve,
Munkakörhöz kapcsolódó általános munkaköri leírás pdf formátumban mentve.

Az import funkció használatával tömeges adatbevitel is megvalósítható.

A dokumentumok importálásakor nincs szükség paraméterek megadására.

Az importálandó fájlok információit tartalmazó vezérlő fájl feltöltése a Csatolás gombra kattintva lehetséges. A vezérlőfájlt csatolást megelőzően el kell menteni és be kell zárni! Szerkesztése Excelben javasolt. A felhasználó kiválasztja a feltölteni kívánt dokumentumok, személyek, HR kapcsolatok, munkakörök információit tartalmazó .csv kiterjesztésű fájlt, melynek adatstruktúrája kötött. Lástd lentebb.

Az importálni kívánt állományok forrását illetően kétféle módszer támogatott:

Szerver ordali mappa: ebben az esetben az import könyvtár azon a gépen található, ahol a NEXON4 fut. Ekkor az importáló a vezérlő fájlban leírt útvonalon keresi az állományokat. FONTOS: erre a könyvtárra - tehát ahol az importálandó állományok vannak - írási és olvasási jogot kell biztosítani a Nexon4 szerver oldali background service részére. Ennek részleteit a rendszert üzemeltető IT terület munkatársaival kell egyeztetni.
Felhasználó által kiválasztható mappa illetve állományok: az "Importálandó állományok" mező melletti csatolás gombbal tetszőleges helyről - akár saját meghajtólól is - kiválasztható a forrásmappa. Mappaválasztás után az importálandó állományokat ki kell jelölni - (több állomány kijelölése is lehetséges. Ekkor az importáló figyelmen kívül hagyja a vezérlő fájlban leírt útvonalat. FONTOS:
1. a kijelölt állományok összes mérete nem haladhatja meg az alapértelmezett 30 MByte-ot !
2. A feldolgozás ebben az esetben előtérben fut.

A csatolásos módszernél jelzett méretkorlát miatt a nagyobb tömegű importálásra (pl migráció esetén) az eredeti módszer - tehát a szerver-oldali mappa - használata javasolt,

Amennyiben az importálás megtörtént, akkor a "Dokumentum sikeresen feltöltve" üzenet jelenik meg a felületen.

Amennyiben az importálás folyamatát menet közben le szeretnénk állítani, akkor azt a Leállítás gomb segítségével tehetjük meg.

Az importálás megvalósulását követően az eredmény fájlt le tudjuk tölteni a Letöltés gomb megnyomásával, a letöltött fájl első oszlopában megjelennek a dokumentumok betöltésével kapcsolatos esetleges hibaüzenetek. Az eredmény fájl második munkalapján a rendszerbe feltöltött összes dokumentum listája található.

A funkció háttérműveletként dolgozik, az eredményt ezen a felületen a Letöltés gomb segítségével lehet lementeni a kiválasztott könyvtárba. Az import funkció eredménye egy két munkalapot tartalmazó xls kiterjesztésű fájl.

Minta export fájl: a fájl az alábbi típusú sorokat tartalmazza:

1. sor: útvonal: az importálási funkció a B1 cellában megadott könyvtárban lévő vezérlő file-ban található információl alapján importálja a dokumentumokat.
2. sor: üres sor
3. sor: a dokumentum információkra vonatkozó rekordok fejlécét tartalmazza.
4. sortól kezdődően: a feltöltendő dokumentumok adatai szerepelnek a megadott oszlopsorrendben.

Több dolgozó adatainak dokumentum importálását támogatja a funkció, ahol eltérő dolgozó adóazonosítót kell használni az egyes sorokban.

Minta CSV képe:

Útvonal:	\\Nxnsdev003\DocImport\

Adószám	Cég adószám	HR kapcsolat sorszám	Munkakör	Dokumentum típus	File név	Érvényesség kezdete	Érvényesség vége	Művelet
8397334939	123456789	1	tsz3100	Munkaköri leírás	munkaköri_2018.pdf	2018.01.01		I
8397334939	123456789	1		Szerződés	szerződés_2018.pdf	2018.01.01		I
8397334939	123456789	1		Egyéb dokumentum	egyéb_2018.pdf	2018.01.01		I
8397334939	123456789	1		Egyéb HR dokumentum	egyéb_hr_2018.pdf	2018.01.01		I
8397334939	123456789	1		Orvosi vizsgálat	orvosi_alkalmassági.pdf	2018.01.01		I
8397334939	123456789	1		Végzettség	diploma.pdf	2018.01.01		I
8397334939	123456789	1	tsz3100	Szerződés verzió	szerződés_20190101.pdf	2019.01.01		I

Cégcsoportban működő szervezetnél a cég adószáma különösen fontos információ a dolgozó azonosításához. Az adószámokat az Általános beállítások / Gazdasági társaságok között lehet kiolvasni:

Az export állomány oszlopainak elnevezése:

1. oszlop: Adószám - amely a személy adóazonosító jele ! (kapcsolódó személy beazonosításához; HR kapcsolathoz kapcsolódó szerződés vagy munkaköri leírás esetén kötelező), Az adószám elnevezés korábbi rendszerekkel történő kompatibilitás miatt szerepel így a sablonban.

2. oszlop: Cég adószáma (a Gazdasági társaságok paraméterben megadottak szerint)

3. oszlop: HR kapcsolat sorszám (kapcsolódó HR kapcsolat beazonosításához; HR kapcsolathoz kapcsolódó szerződés vagy munkaköri leírás esetén kötelező)

4. oszlop: Munkakör (munkakör kódja a kapcsolódó munkakör beazonosításához; munkaköri leírás feltöltése esetén kötelező)

5. oszlop: Dokumentum típus; értékei az alábbiak lehetnek:

Szerződés, szerződés verzió
- A szerződés egyes verzióihoz is lehet dokumentumot importálni. Ebben az esetben munkakör megadása is szükséges. A dokumentum az érvényességi dátumok figyelembe vételével kerül adott verzióhoz.
Munkaköri leírás
Egyéb dokumentum (ez a típusú dokumentum csak a dolgozói portálon kerül megjelenítésre, ügyintéző nem láthatja! Pl. banktitok alá eső nyomtatványok)
Egyéb HR dokumentum
Orvosi vizsgálat
- Az orvosi vizsgálat adat beazonosítása érdekében a vezérlő file-ban az "Érvényesség kezdete" oszlopban az orvosi vizsgálat adatkör "vizsgálat időpontja" értékét kell megadni.
Végzettség
- A végzettség adat beazonosítása érdekében a vezérlő file-ban az "Érvényesség kezdete" oszlopban a végzettség adatkör "Kiállítás dátuma" vagy "Megszerzés előírt dátuma" (a kettő közül az egyik kötelező, amelyik ki van töltve, azzal kell dolgozni; ha mindkettő ki van töltve, akkor a kiállítás dátumát kell megadni) értékét kell megadni.

6. oszlop: File név

A vezérlő fájl könyvtárában, a B1 cella értéke alapján keresi a program a feltöltendő dokumentumokat (relatív útvonal megadása), amennyiben ebben az oszlopban csak a file nevek vannak megadva. Technikai előfeltételek:
- a vezérlő csv fájl nem az ügyintéző gépén, hanem a Nexon4 szerver oldali background service által elérhető (írási/olvasási joggal rendelkező) mappában található. Pl. lokálisan a D:\ meghajtón vagy egy másik gépen egy megoszott mappában.
- a csv fájlban ehhez a directory-hoz képest viszonyított relatív útvonalak adják meg az importálandó dokumentumokat, amiket szintén elér a Nexon4 szerver background service.
Amennyiben a vezérlő file más könyvtárban van, mint a feltöltendő dokumentumok, abban az esetben ebben az oszlopban abszolút útvonalakat kell megadni.

7. oszlop: Érvényesség kezdete

8. oszlop: Érvényesség vége

9. oszlop: Művelet; értékei lehetnek:

I (Insert): a feltöltéshez használható
D (Delete): a már feltöltött dokumentum törlésére használható.

Minta kimeneti file: a fájl az alábbi típusú sorokat tartalmazza:

Első munkalap
1. oszlop: az importálás eredményét és hiba esetén a hibaüzenetet tartalmazza.
A további oszlopok struktúrája megegyezik a vezérlő file struktúrájával

Második munkalap: az összes feltöltött, a rendszerben tárolt dokumentum jellemző adatait tartalmazza:
Dolgozó teljes neve
Adószám
Cég adószáma
HR kapcsolat sorszám
Munkakör kód
Munkakör megnevezés
Dokumentum típus
File név
Érvényesség kezdete
Érvényesség vége
Feltöltés dátuma